L'état daté est souvent traité comme une formalité de fin de dossier. C'est pourtant lui qui fixe, à la date de la vente, ce que le vendeur doit encore, ce que le syndicat lui doit, et ce qui passera à l'acquéreur. Bien établi, il évite les discussions après la signature ; approximatif, il les prépare.
1. Quand et à qui
Avant l'établissement de l'acte de vente, le syndic adresse l'état daté au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire vendeur (article 5 du décret du 17 mars 1967, dans sa rédaction en vigueur depuis le 25 décembre 2025). Il est établi lot par lot, ou pour l'ensemble des lots objets d'une même mutation.
2. Première partie : ce que doit le vendeur
Le syndic y indique, même de manière approximative et sous réserve de l'apurement des comptes, les sommes pouvant rester dues au syndicat par le vendeur : provisions exigibles du budget prévisionnel, provisions exigibles des dépenses hors budget, charges impayées des exercices antérieurs, avances exigibles, notamment.
3. Deuxième partie : ce que doit le syndicat
Le syndic y indique les sommes dont le syndicat pourrait être débiteur envers le vendeur : les avances, et les provisions des périodes postérieures rendues exigibles par la déchéance du terme de l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965.
4. Troisième partie : ce qui passe à l'acquéreur
Le syndic y indique les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire : reconstitution des avances, provisions non encore exigibles du budget prévisionnel et des dépenses hors budget. C'est sur cette base que le notaire organise la répartition entre les parties.
5. Honoraires plafonnés, opposition à ne pas manquer
Les honoraires et frais du syndic pour l'établissement de l'état daté sont imputables au seul vendeur et ne peuvent excéder un montant fixé par décret (article 10-1, b, de la loi de 1965). Et l'état daté ne dispense pas du réflexe décisif : à réception de l'avis de mutation, l'opposition entre les mains du notaire dans le délai de quinze jours, avec le détail des sommes réclamées par nature et par lot (article 20 de la loi).
En un mot. Un état daté bien tenu, c'est trois parties renseignées lot par lot, des honoraires dans le plafond réglementaire et une opposition formée à temps. Pour le syndic comme pour le notaire, c'est la garantie d'une vente qui ne laisse pas de reliquat derrière elle.
Cérésiani Avocats, droit de l'immeuble : copropriétés et associations de propriétaires (ASL, ASA, AFUL). Conseil et contentieux, jusqu'à la Cour de cassation. Saint-Tropez. Cette note informe ; elle ne remplace pas une consultation.